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8 Tips for Quickly Finding and Sorting Trello Cards and Lists

Make friends with Trello's search box and you can probably find the cards you're looking for in seconds.

With its extensive set of features, Trello would be a complex tool to use, one would think, but it is not. This is because Trello has an intuitive visual approach to project management and is incredibly customizable. 10 Unique Uses Of Trello That Isn't Project Management 10 Unique Uses Of Trello That Isn't Project Management Trello is a list lover's delight. His Kanban-style approach was not intended just for project management. Don't you believe us? Check out these ten unique uses of Trello. Read more . It also has some well-planned workflows, like its powerful search mechanism.

Today, let's see how you can learn how to use Trello's search features to retrieve the right data from your Trello boards every time .

Master the use of search operators

Search operators are the backbone of Trello searches. Wondering what they are? Well, they are special tags that give you more control over your searches. For example, by using the appropriate search operator, you can find the cards you're tagged on or just the ones with attachments.

You've met operators before. It's those modifiers that appear in the search dropdown Did you mean… when you write a query.

To add operators to your search workflow, memorize a few of them to get started. Trello is there to help you with online autofill suggestions . As you become more familiar with using operators, add more to your workflow with this operator's cheat sheet.

Important operators to know

Here are some useful operators to get you started:

  • @ - Returns the cards assigned to the username to which @ was added . Do you want to see only the cards that have been assigned to you? Type @me .
  • # or label: - Show cards with the color of the label you write after # or label: , so to see cards with a green tag, type #green or label:green .
  • board:”name” - Shows board cards whose name you write after. board:
  • has:attachments - Returns only cards that have attachments.
  • is:starry - Only returns crashed cards..
  • It is open - Only return open cards. By default, Trello returns the open and archived cards that match your query.
  • Due day - Shows cards due within the next 24 hours. Extend the search range by replacing day with a digit. For example, if you want a list of cards due in the next seven days, you would type due:7 .

Need to zoom in on a search result? Just hover your mouse over it and Trello magnifies the result and temporarily fades it out.

Note: If the name of the board has more than one word, you must enclose the name in double quotes for the search operators to work.

Dig deeper using keywords

The great thing about Trello searches is that you can narrow your search using a wide variety of criteria. Now you can even search for keywords in card names, descriptions, checklists, and comments. Here are the (self-explanatory) operators you'll need:name: , description: , checklist , comment: .

Take a look at this sample query:comment:halloween releases . This searches for the term. “halloween releases” inside comments of cards on all boards.

Search within specific boards (aka filter)

If you want to find something within a specific board, try filtering instead of searching. Filtering return cards that match keywords, members, tags, and due dates on a specific board. Cards will appear in their original location on the board.

To open the filter option for any board, first navigate to that board. Look for your username at the top right. Click on the Show me the menu link below and then click on Filter Cards. Or you can bypass all of that and just hit the F Key to test filtering on the current board.

Here's a key difference between filtering and searching.. Filtering shows results that even partially match the keywords you entered. Looking for exact returns only matches.

To put it another way, searching boards via the search box is like a Boolean AND search Be better at finding things with search engines:Boolean search logic explained Be better at finding things with search engines:Explain Boolean search logic It only takes Google thousands of half second servers to query about 50 billion indexed pages, it takes much longer to scan just the first page of search results. On top of that,... Read More Depending on the keywords used, the filtered searches would be:

  • Booleans OR lookups, or
  • a mixture of OR and AND searches.

Let's see how it works with an example:

  1. Search query - breakfast recipe idea is:archived Result - Filed cards containing the term breakfast recipe idea of all tables.
  2. Filter Query:Breakfast recipe idea Result:cards that contain any of these keywords:breakfast, recipe and idea
  3. Filter query with multiple types of options:breakfast recipe idea red orange Result:cards containing any of these keywords:breakfast, recipe and idea and cards that have a red or orange label.

Save searches you use often

If you find yourself typing the same search queries from time to time, you should try Trello's saved searches feature. To save a search with specific criteria, type it into the search box and click Save this search , which you'll find at the top right of the search dropdown menu.

Saved searches are great for keeping track of cards that see activity at regular intervals. For example, to track high-priority tasks for a specific board on a daily basis, you could save a search as board:”Mission Possible” tag:red due:day . To get a weekly bird's-eye view of a project, you can keep this search handy:tag:done board:”where we are” .

You can see your saved searches within the search box. Drag them around to rearrange them for convenience. To run a saved search, simply click on its name in the list.

If you're using the free version of Trello, you only have access to the default saved search, which shows cards that have been assigned to you. If you want to create your own saved searches, you'll need a Trello Gold account, which is easy to get How to get Trello Gold for free and what you can do with it How to get Trello Gold for free and what you can do with it Trello is currently giving out a month Free Trello Gold to each of its more than 10,000,000 users. We show you how to get yours and what you can do with it. Read more .

Bookmark this link to quickly access your saved searches on a separate web page!

Search archived cards

As you review your projects from time to time, you may need to look at the cards you have filed. You can do this in two different ways:

  • To search for archived cards on all boards, type es:archived in the search box. This returns only the archived letters.
  • To get all archived cards within a particular board, go to Show Menu> More…> Archived Items. You'll find a search box there to help you find specific ones.

Plantillas de préstamo

Las plantillas son increíbles ahorradores de tiempo 8 Consejos para ahorrar tiempo en la organización para tu Navidad este año 8 Consejos para ahorrar tiempo en la organización para tu Navidad este año ¡Es el momento más maravilloso del año y el más estresante! Si la Navidad se está volviendo demasiado difícil de manejar, hay algunas cosas que puede hacer para aliviar sus preocupaciones. Lee más y puedes usarlas dentro de Trello para duplicar tableros, tarjetas, listas y listas de verificación. Aquí está cómo hacer eso:

Para tablas: Navega hasta el tablero que quieras usar como plantilla. Debajo Mostrar menú> Más ... , haga clic en Tablero de copia. Incluso podría encontrar tableros públicos interesantes con una búsqueda en la Web y usarlos como plantillas..

Para listas: Haga clic en la pequeña flecha a la derecha de la lista y luego haga clic en Copiar lista ... duplicarlo.

Para tarjetas: Coloca el cursor sobre una carta hasta que veas un ícono de lápiz dentro de ella. Haga clic en el icono y, en la lista que aparece, haga clic en Dupdo . Elija el tablero y la lista a la que desea copiar la tarjeta actual. ¿Hecho? Ahora haga clic Crear tarjeta.

Para las listas de verificación: Abra la tarjeta donde desea copiar una lista de verificación particular. Haga clic en Lista de verificación en la barra lateral de la derecha. Ahora debería obtener un Agregar lista de verificación diálogo. Utilizar el Copiar elementos de ... desplegable para seleccionar la lista de verificación que desea utilizar como plantilla para crear una nueva.

Buscar con color

En un tablero particular de Trello del que formo parte en MakeUseOf, hemos asignado etiquetas basadas en nombres de usuario. La etiqueta naranja ahora tiene mi nombre, por lo que cualquiera que mire la pizarra sabe que estoy trabajando en las ideas con etiquetas naranjas. Ese simple truco de asociar etiquetas con palabras clave o nombres específicos es un tipo de búsqueda visual sin esfuerzo en sí misma.

Si desea cambiar el nombre de las etiquetas en tableros específicos, puede hacerlo desde Mostrar menú> Más…> Etiquetas. Una vez que haya navegado a esa ubicación, haga clic en el icono de lápiz al lado de cualquier etiqueta para asignarle una palabra clave adecuada.

Usa el teclado más a menudo

Los métodos abreviados de teclado son la forma más rápida de navegar dentro de cualquier aplicación. Métodos abreviados de teclado que no está utilizando en sus aplicaciones web favoritas. Métodos abreviados de teclado que no está utilizando en sus aplicaciones web favoritas. Los métodos abreviados de teclado no son solo para aplicaciones de escritorio; ellos tambien. De Gmail a Trello, de Facebook a Twitter, aprender atajos de teclado es la forma más fácil de hacer todo más rápido. Read more . Una vez que los agregue a su flujo de trabajo de Trello, apostamos a que odiará volver a hacer clic con el mouse. 7 Errores desastrosos de clics del mouse que no quiere cometer 7 errores desastrosos de clics del mouse que no quiere cometer Poner en las manos equivocadas , el ratón podría convertirse en una herramienta destructiva. Le mostramos qué rutinas de mouse puede dar por sentado y cómo eliminan a los usuarios menos experimentados. Read more . Prueba estos atajos para comenzar:

  • / - Coloca el cursor en el cuadro de búsqueda.
  • second - Abre el Tableros la lista desplegable
  • Enter - Abre la tarjeta seleccionada
  • Esc - Cierra tarjeta
  • T - Abre la tarjeta sobre la que se está desplazando y resalta su campo de nombre para editar (escriba “mi ” Si desea editar el nombre sin abrir la tarjeta)

Ordenar Tarjetas

Con la función de clasificación incorporada de Trello, puede alinear las tarjetas en una lista por fecha de creación. Haga clic en el Lista de acciones botón al lado del nombre de la lista para elegir una de las dos opciones de clasificación:

  • Ordenar por fecha de creación (el más nuevo primero)
  • Ordenar por fecha de creación (el más antiguo primero)

Para opciones de clasificación avanzadas, necesita esta extensión de Chrome:Ultimello. Le permite ordenar las tarjetas por título, fecha de vencimiento, etiquetas y más. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, la clasificación de tarjetas con Ultimello no es permanente. Si desea hacer permanente el nuevo orden de clasificación, haga clic en Aplicar clasificación actual Enlace que viene con las opciones de ordenación..

Es una pena que Ultimello se limite a Chrome. Si usa un navegador diferente, pruebe Butler for Trello para clasificar las tarjetas. Butler es una increíble herramienta de automatización para Trello Automate Tedious Tasks en Trello Con este Amazing Bot Automatice Tedious Tasks en Trello con este Amazing Bot Trello es una herramienta sencilla para administrar proyectos y tareas, pero se vuelve aún más fácil con la fantástica herramienta de automatización llamada Butler. Lea más y la capacidad de ordenar tarjetas es solo una de sus muchas funciones útiles.

Es hora de Trello!

¿Aún revisando manualmente tus tablas de Trello? Cambie a los trucos mencionados anteriormente para buscarlos todos a la vez y acelerar su flujo de trabajo de Trello. Por supuesto, una organización inteligente Cómo asegurarse de que nunca vuelva a olvidar una tarea Cómo asegurarse de que nunca vuelva a olvidar una tarea Usted es una persona organizada. Siempre agrega eventos próximos a su calendario y tiene un sistema de etiquetado decente en Gmail. Pero necesitas algo de automatización para incluirlos en tu lista de tareas pendientes. Leer más de sus tableros de Trello es tan útil como aprender trucos de búsqueda. Preste la misma atención a ambos!

¿Encuentras trucos de Trello a mano o un dolor para recordar? Comparte tus mejores consejos de búsqueda de Trello con nosotros en los comentarios.!